1. Määrittele, mitä haluat varmistaa
”Tarkastakaa tehdas” ei vielä määritä toimeksiantoa. Ensin ratkaistaan, onko kysymys yrityksen olemassaolosta, tuotantokyvystä, laadunhallintajärjestelmästä, työolosuhteista, tuotteen teknisestä vaatimuksesta vai valmiin erän kunnosta. Jokainen tavoite tarvitsee oman tarkastuslistan ja pätevyyden.
2. Tehdasauditointi arvioi toimintakykyä
Tehdasauditoinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi tuotantotiloja, koneita, kapasiteettia, alihankinnan käyttöä, materiaalien jäljitettävyyttä, laadunhallinnan käytäntöjä ja korjaavien toimenpiteiden seurantaa. Sosiaalisen vastuun tai tietyn standardin mukainen auditointi vaatii siihen sopivan menetelmän ja pätevän auditoijan.
Ole tarkka sanasta auditointi: tehdasvierailu ja havaintoraportti eivät automaattisesti ole standardin mukainen auditointi. Finnexion koordinoi tavoitteen, vierailun ja viestinnän; muodollinen auditointi tilataan tarvittaessa pätevältä riippumattomalta toimijalta.
3. Tuotetarkastus kohdistuu tiettyyn erään
Tuotetarkastus voi tapahtua ennen tuotantoa, tuotannon aikana, ennen lähetystä tai lastauksen yhteydessä. Sopiva ajankohta riippuu siitä, missä vaiheessa virhe voidaan vielä korjata kustannustehokkaasti. Tarkastusohjeeseen kirjataan hyväksytty näyte tai tekninen määrittely, tarkistettavat ominaisuudet, otanta, virheluokat, hyväksymisraja ja tarvittava kuvallinen näyttö.
Otantaan perustuva tarkastus kertoo tarkastetusta otoksesta ja sovitusta laajuudesta. Se ei ole takuu koko erästä. Tarkastuksen tulos on päätösaineisto: asiakas päättää hyväksymisestä, korjauksesta, uusintatarkastuksesta tai muusta jatkotoimesta.
4. Testaus ja sertifiointi ovat erillisiä
Visuaalinen tarkastus ei osoita esimerkiksi kemiallista koostumusta, sähköturvallisuutta tai standardin täyttymistä. Näihin tarvitaan tuote- ja markkinakohtaisesti sopiva testauslaitos. Kiinaan vietävissä tuotteissa viralliset vaatimukset voivat sisältää esimerkiksi pakollisen CCC-menettelyn tietyille tuoteryhmille. EU-markkinoille tuotavan tavaran vaatimukset tarkistetaan puolestaan EU:n ja Suomen sääntöjen mukaan.
Trade.govin Kiinan standardeja koskeva viranomaisopas korostaa, että vaatimukset ja vaatimustenmukaisuuden arviointi ovat tuotekohtaisia. EU:n Access2Markets-palvelu kokoaa vienti- ja tuontivaatimuksia, mutta lopullinen soveltuvuus on aina tarkistettava ajantasaisesta tuotekohtaisesta lähteestä.
5. Rakenna laadunvarmistus ennen tilausta
- Lukitse vaatimus: piirustus, materiaali, väri, pakkaus, toimintatesti ja hyväksytty näyte.
- Sovi vastuut: kuka tarkastaa, kuka hyväksyy ja miten muutos käsitellään.
- Aseta välitavoitteet: esimerkiksi materiaalin hyväksyntä, ensimmäinen tuotantoerä ja ennen lähetystä tehtävä tarkastus.
- Vaadi näyttö: päivätyt raportit, kuvat, mittaustulokset ja poikkeamien korjaussuunnitelma.
- Pidä päätöspiste: toimitusta tai loppumaksua ei vapauteta automaattisesti ilman sovittua hyväksyntää.
Milloin Finnexion voi auttaa?
Finnexion voi koordinoida tehdasvierailun, kiinankielisen yhteydenpidon, tarkastuksen tavoitteen ja käytännön järjestelyt sekä seurata sovittujen poikkeamien käsittelyä. Varsinainen riippumaton auditointi, tuotetarkastus, laboratoriotestaus tai sertifiointi tilataan tarvittaessa tehtävään pätevältä toimijalta.
Usein kysyttyä
Onko tehdasauditointi sama asia kuin tuotetarkastus?
Ei. Tehdasauditointi arvioi tehtaan järjestelmiä ja tuotantokykyä, kun taas tuotetarkastus vertaa tiettyä tuote-erää sovittuihin vaatimuksiin. Laboratoriotestaus ja sertifiointi ovat vielä erillisiä tehtäviä.
Poistaako laaduntarkastus kaikki hankinnan riskit?
Ei. Tarkastus antaa otokseen ja sovittuun tarkastuslaajuuteen perustuvaa tietoa. Se ei takaa koko erää eikä korvaa toimivaa vaatimusmäärittelyä, sopimusta, tuotannon seurantaa tai tarvittavaa laboratoriotestausta.
Lähteet ja lisätiedot
- Trade.gov: China – Standards for Trade
- EU Access2Markets: Guide for export of goods
- Trade.gov: Perform Due Diligence
Sisältö on yleistä liiketoimintatietoa. Se ei korvaa tuotekohtaista vaatimustenmukaisuuden arviointia, oikeudellista neuvontaa tai pätevän auditointi- ja testauslaitoksen työtä.